Joku Yhdysvaltain armeijan reservistä kysyi:
Minulla on yksinkertainen laskentataulukko eräpäivillä. Onko mahdollista saada eräpäivät muuttumaan vihreiksi, kun ne ovat 10 päivää poissa, ja sitten punaisiksi, kun ne ovat 5 päivää poissa?
Tämä on helppo tehtävä ehdollisen muotoilun avulla. Tämä ominaisuus otettiin käyttöön Excel 95: ssä. Sen avulla voit määrittää enintään kolme ehtoa ja muuttaa solujen muotoilua automaattisesti näiden ehtojen perusteella. Voit muuttaa kirjasinta, tehdä kirjasimesta lihavoitua, muuttaa väriä, taustaväriä. Jos sinulla on soluja, joita haluat seurata nähdäksesi, jättävätkö ne tietyn toleranssin, ehdollinen muotoilu on hyvä työkalu käytettäväksi.
Paras tapa on asettaa ehdollinen muoto päivämääräsarakkeen ensimmäiselle solulle ja sitten kopioida tämä muoto alaspäin kaikkiin muihin soluihin alueella.
Oletetaan, että päivämääräalueesi on E2: 200. Valitse solu E2 ja noudata näitä vaiheita: (vieritä vähän alas nähdäksesi kuvan lukiessasi…)
- Valitse valikosta Muoto - Ehdollinen muotoilu…
- Ehdollisen muotoilun valintaikkunan vasemmalla puolella on avattava valikko, jossa lukee "Solun arvo on". Napsauta kyseistä DropDown-painiketta ja vaihda arvoksi "Formula Is". Tämä muuttaa valintaikkunan oikean puolen yhdeksi pitkäksi kentäksi.
- Kirjoita kyseiseen kenttään tämä kaava:
=(E2-TODAY())<6(Huomaa, jos ensimmäinen päiväyksesi ei ole E2: ssä, muuta E2 soluksi, jossa olet.) - Napsauta Muoto-painiketta ehdollisen muotoilun valintaikkunan alaosassa.
- Fontti-välilehden keskellä on väri-pudotusvalikko. Valitse punainen. Tai - valitse keltainen ja mallit-välilehdessä punainen. Se saa heidät todella erottumaan. Napsauta OK palataksesi Ehdollinen muotoilu -valintaikkunaan.
Edellä mainitut vaiheet muuttavat eräpäivää viiden päivän kuluessa päivästä punaisiksi. Kun olet edelleen ehdollisen muotoilun valintaikkunassa, toimi seuraavasti:
- Napsauta valintaikkunan alaosassa olevaa Lisää >> -painiketta ja uusi ehto 2 tulee näkyviin.
- Vaihda "Solun arvo on" muotoon "Kaava on"
- Kirjoita kaava
=(E2-TODAY())<11 - Napsauta Muoto-painiketta ja valitse sininen kirjasin ja vihreä kuvio. Napsauta OK sulkeaksesi Muotoile solut -valintaikkunan.
- Ehdollisen muotoilun valintaikkunasi pitäisi näyttää tältä. Napsauta OK.
Olemme melkein siellä. Kun olet käynyt läpi kaikki nämä vaiheet saadaksesi ehdollisen muodon ensimmäiselle solulle, Liitä erityinen -ominaisuuden avulla on helppo kopioida muodot koko päivämääräalueellesi. Kun liität erikoismuodot, myös ehdollinen muotoilu kopioidaan.
- Valitse solu, johon olet lisännyt ehdollisen muotoilun. Tässä esimerkissä se on E2.
- Valitse valikosta Muokkaa - Kopioi.
- Korosta kaikki muut päivämäärät tiedoissasi - E3: E200. JOS aiot lisätä enemmän tietoja, korosta rohkeasti ylimääräisiä rivejä.
- Valitse valikosta Muokkaa - Liitä erityinen…
- Valitse Liitä erityinen -valintaikkunassa vasemmasta sarakkeesta 4. Muotoilu.
- Napsauta OK.
Tämä kopioi ehdollisen muotoilun kaikkiin valitsemiisi soluihin. Huomaa, että se kopioi myös reunukset ja numeromuodot, joten sinun on ehkä muutettava reunasi tämän toimenpiteen suorittamisen jälkeen.
Huomautuksia:
- Kaikille soluille voidaan asettaa 3 ehdollista muotoa. Sisältää oletusmuotoilun, joka koskee soluja, jotka eivät täytä yhtään ehtoa, tämä tarkoittaa, että soluun voidaan automaattisesti asettaa enintään 4 muotoa.
- Jos sinun on laajennettava tämä yli neljään muotoon, sinun on kirjoitettava makro VBA: ssa. Makro on suhteellisen hidas, koska sen on päivitettävä kaikki solut, kun olet tehnyt muutoksia laskentataulukkoon. Voit myös palkata Excel-konsultin tekemään niin.
- Ehdollisen muotoilun asettamisen vaikein osa on kaavan kirjoittaminen kaavaruutuun. Muista aloittaa kaava aina yhtäläisyysmerkillä. Kirjassa voi olla koko luku, joka on omistettu erilaisille kaavoille, jotka voidaan kirjoittaa tähän ruutuun. On mahdollista syöttää kaavoja, jotka luottavat kokonaan muihin soluihin.
- Jos poistut kaavan merkinnästä ja palaat myöhemmin muokkaamaan kaavaa, Excelillä on ikävä tapa tulkita askelpalautin merkki soluihin osoittamiseksi. Tämä muuttaa kaavan aina vääräksi. Palaa alkuperäiseen kaavaan painamalla Escape. On hyödyllistä korostaa virheellinen teksti hiirellä ja kirjoittaa sitten lisää.
