Suodatinpudotukset ovat olleet Excelissä vuosikymmenien ajan, mutta suodattamiseen on kaksi nopeampaa tapaa. Normaalisti valitset solun tiedoistasi, valitset Tiedot, Suodatin, avaat sarakeotsikon avattavan valikon, poistat valinnan Valitse kaikki ja selaat pitkän arvoluettelon läpi yrittäen löytää haluamasi kohteen.
Yksi nopeampi tapa on napsauttaa hakukenttää ja kirjoittaa tarpeeksi merkkejä tunnistamaan valintasi yksilöllisesti. Kun ainoat näkyvät kohteet ovat (Valitse kaikki hakutulokset), Lisää nykyinen valinta suodattimeen ja haluamasi asiakas, paina Enter.
Nopein tapa suodattaa tuli Microsoft Accessista. Microsoft Access keksi konseptin nimeltä Suodata valinnan mukaan. Se on yksinkertaista: etsi haluamasi arvoinen solu ja napsauta Suodata valinnan mukaan. Suodattimen pudotusvalikot otetaan käyttöön ja tiedot suodatetaan valittuun arvoon. Mikään ei voi olla yksinkertaisempaa.
Voit aloittaa Excel 2007: stä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi arvoa laskentataulukossa, valitsemalla Suodatin ja valitsemalla sitten Valittujen solujen arvon mukaan.
Arvaa mitä? Suodata valinta-temppu on myös sisäänrakennettu Exceliin, mutta se on piilotettu ja merkitty väärin.
Voit lisätä tämän ominaisuuden pikakäynnistystyökaluriville seuraavasti: Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valintanauhan kohtaa ja valitse Mukauta pikakäyttötyökaluriviä.
Valintaikkunassa on kaksi isoa luetteloruutua. Avaa vasemman luetteloruudun yläpuolella oleva avattava valikko ja vaihda suosituista komennoista komennoihin, jotka eivät ole valintanauhassa.
Vieritä vasemmassa luetteloruudussa AutoFilter-komentoon ja valitse se. Aivan: Kuvake, joka suodattaa valinnan mukaan, on merkitty väärin Automaattinen suodatin.
Napsauta valintaikkunan keskellä Lisää >> -painiketta. Automaattinen suodatin -kuvake siirtyy oikeaan luetteloruutuun alla olevan kuvan mukaisesti. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.
Komennon käyttö on seuraava: Sano, että haluat nähdä kaiken länsimaisen widgetien myynnin. Valitse ensin mikä tahansa sarakkeen B solu, joka sisältää lännen. Napsauta pikakäynnistystyökalurivin Automaattinen suodatin -kuvaketta.
Excel ottaa käyttöön suodattimen avattavat valinnat ja valitsee sarakkeesta B automaattisesti vain lännen.
Valitse seuraavaksi mikä tahansa solu sarakkeesta E, joka sisältää widgetin. Napsauta AutoFilter-kuvaketta uudelleen.
Voit jatkaa tätä prosessia. Voit esimerkiksi valita Sektori-sarakkeesta Apuohjelmat-solun ja napsauttaa Automaattinen suodatin.
Varoitus
Olisi hienoa, jos voisit valita useita soluja ennen automaattisen suodattimen kuvakkeen napsauttamista, mutta tämä ei toimi. Jos haluat nähdä widgetien ja gadgetien myynnin, voit käyttää suodattimia valinnan mukaan saada widgetit, mutta sitten sinun on käytettävä suodattimia pudotusvalikossa lisätäksesi gadgeteja. Lisäksi: jos olet Ctrl + T-taulukossa, et voi käyttää automaattisen suodattimen kuvaketta pikakäynnistystyökalurivillä. Voit silti napsauttaa hiiren kakkospainikkeella solua, valita Suodata, valittujen solujen mukaan.
Kuinka voi olla, että tämä ominaisuus on ollut Excelissä Excel 2003: sta lähtien, mutta Microsoft ei dokumentoi sitä? Se ei koskaan ollut oikeastaan virallinen ominaisuus. Tarina on, että yksi kehittäjistä lisäsi ominaisuuden sisäiseen käyttöön. Palattuaan Excel 2003: een, vakiotyökalurivillä oli jo AutoFilter-kuvake, joten kukaan ei vaivaudu lisäämään ilmeisesti tarpeetonta AutoFilter-kuvaketta.
Tämä ominaisuus lisättiin Excel 2007: n hiiren kakkospainikkeella olevaan valikkoon - mutta kolmen napsautuksen syvyyteen: Napsauta hiiren kakkospainikkeella arvoa, valitse Suodatin ja valitse sitten Suodata valitun solun arvon mukaan.
Kiitos Excel MVP Roger Govierille huomautuksesta, että voit silti käyttää Suodata valittujen solujen arvon mukaan Ctrl + T-taulukossa.
