Cheryl lähetti tämän viikon Excel-ongelman. Excel-veteraanit näkevät tämän perustavanlaatuisena, mutta se oli arvokas vinkki Cherylille. Koska tämä on kauden 1999-2000 ensimmäinen Excel-vinkki, aloitamme perusvinkillä.
Joku antoi minulle Excel-laskentataulukon. Suuntanumerot ovat sarakkeessa F ja 7-numeroinen puhelinnumero sarakkeessa G. Tiedän, kuinka sarake voidaan jakaa toisistaan Teksti-sarakkeisiin, mutta miten nämä kaksi saraketta yhdistetään?
Onneksi suuntanumerot ja puhelinnumerot eivät koskaan ala 0: lla Yhdysvalloissa, joten ei ollut tapauksia, joissa puhelinnumeron etunolla menettäisi. Tietojen nopea skannaus osoitti, että kaikilla puhelinnumeroilla oli 7 numeroa ja kaikilla suuntanumeroilla oli kolme numeroa. Cherylin keskustelun jälkeen sovimme, että paras muoto olisi, että puhelinnumero näytetään näin: (330) 555-1212
Solussa H2 aloitamme kaavan rakentamisen. Excelin operaattori kahden tekstikentän yhdistämiseksi on & -symboli. Halutut vakiot on sisällytettävä lainausmerkeihin. Joten, jotta saat etusulkeet ja suuntanumeron, tarvitset seuraavan kaavan:="("&F2
Lisää seuraavaksi toinen ketjutusoperaattori ja sulkevat sulut suuntanumeron ympärille. Huomaa, että lainausmerkeissä on sekä sulkeita että välilyöntejä.="("&F2&") "
Puhelinnumeron saaminen viivalla on hieman vaikeampi. Käytä VASEN-toimintoa saadaksesi puhelinnumeron vain kolme ensimmäistä numeroa. Syntaksi on VASEN (solu, # merkkiä). Tämän jälkeen lisää toinen ketjutusmerkki ja keskiviiva lainausmerkeissä.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Saadaksesi puhelinnumeron 4. – 7. Numeron, käytä MID-toimintoa. Syntaksi on MID (solu, Aloitusmerkki, Merkkien lukumäärä). Haluamme aloittaa 4. merkistä ja jatkaa yhteensä 4 merkkiä. Siksi lopullinen kaava on:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Vau - se näyttää iso kaava, mutta jos hajotat sen ja vain rakennat sen askel kerrallaan, se on helppoa.
Seuraa 2 uutta vinkkiä. Nyt kun sinulla on kaava solussa H2, tarvitset nopean tavan kopioida se alas kaikkiin soluihin. Excelillä on hieno pikakuvake tähän. Laita solun osoitin H2: lle. Matkapuhelimen laatikon oikeassa alakulmassa on pieni neliö. Kaksoisnapsauta tätä neliötä hiirellä ja kaava kopioidaan alas niin monelle riville kuin sinulla on tietoja sarakkeessa G.
On yksi viimeinen tärkeä askel. Jos poistat nyt sarakkeet F ja G, kaikki nämä H: n kauniit puhelinnumerot muuttuvat #REF !. Sinun on muunnettava solut kaavasta arvoiksi. Näin voit tehdä sen. Korosta sarakkeessa H kaikki puhelinnumerot sisältävät solut. Kopioi solut painamalla Ctrl + C (tai Muokkaa - Kopioi). Nyt, korostamatta soluja, tee heti Edit - Paste Special. Napsauta Values-valintanappia ja napsauta OK. Kaavat muutetaan nyt arvoiksi ja voit poistaa sarakkeet F ja G.
Excel on uskomattoman joustava tietojen käsittelyssä. Tässä tapauksessa Cheryl pelkäsi, että hän olisi ylöspäin koko yön avaamalla nämä suuntanumerot ja puhelinnumerot yhdeksi soluksi. Tämän viikon vinkin kaavan ja vaiheiden avulla voit tehdä saman tehtävän noin minuutissa.
