Vuosikymmenien ajan jotkut ihmiset ovat halunneet paremman tavan saada useita ihmisiä samaan työkirjaan samanaikaisesti. Vanha jaetun työkirjan toiminto oli hankala. Ihmiset turvautuvat vain yhteen henkilöön, jolla on kirjoitusoikeus kerrallaan ", mikä johti siihen, että joku avasi tiedoston ja unohti sitten sulkea sen ennen kuin meni kahden tunnin lounaalle ja sitoi tiedoston koko ajan.
Kun Googlen laskentataulukotuote alkoi tarjota useille ihmisille mahdollisuutta muokata samaa laskentataulukkoa, Excel-tiimi käytti yli kaksi vuotta kehittäen ominaisuutta, jota he kutsuivat yhdessä kirjoittamiseen. Ominaisuus julkaistiin Office 365 -asiakkaille kesällä 2017.
Ominaisuus toimii hyvin, kun olet asentanut sen. Mutta on vaikea selvittää kaikki vaiheet, joiden avulla useat ihmiset voivat käyttää Exceliä tietokoneillaan sen sijaan, että jotkut ihmiset juuttuisivat Excelin verkkoon.
Aloita valitsemalla yksi henkilö työkirjan omistajaksi. Tällä henkilöllä on jo oltava määritetty One Drive For Business- tai SharePoint Online -kansio. Asiakirjan omistajan tulee käyttää Tiedosto, Tallenna nimellä ja valita, haluatko tallentaa asiakirjan joko OneDrive- tai SharePoint Online -palveluun.
Työkirjan omistaja napsauttaa Jaa-kuvaketta Excelin oikeassa yläkulmassa.
Jaa-paneeli pyytää sinua kutsumaan ihmisiä sähköpostiosoitteella.
Mutta jos katsot paneelin alaosaa, voit luoda jakolinkin.
Luo jakolinkki, jossa kuka tahansa, jolla on linkki, voi muokata työkirjaa.
Kopioi linkki ja lähetä se muille tiimisi jäsenille.
Seuraava vaihe on ärsyttävä osa. Kun he seuraavat linkkiä, heidät viedään vieraana Excel Onlineen. Laskentataulukko ilmestyy ja he voivat muokata Excel Onlinessa. Puhuin yhden yrityksen ihmisten kanssa, jotka pysähtyivät tässä vaiheessa. Yksi henkilö (työkirjan omistaja) muokkaisi Excelissä, ja kaikki muut olivat jumissa Excel Onlinessa.
Varoitus
Kuten alla on esitetty, "Muokkaa selaimessa" -painike on erittäin näkyvä ja sitä napsautat todennäköisesti. Epätoivoissa saatat yrittää napsauttaa Lataa, mutta tämä poistaa mahdollisuuden kirjoittaa yhdessä. Kirjaudu sisään -painike ei ole niin ilmeinen oikeassa yläkulmassa.
Jotta muut kirjoittajat voivat käyttää työkirjaa PC: ssä toimivassa Excelin todellisessa versiossa, heidän on ensin kirjauduttava Exceliin verkossa. Käytä tunnuksia, jotka näkyvät Excelissä Tiedosto, tili -kohdassa.
Kun he ovat kirjautuneet sisään, avautuu Muokkaa työkirjaa -valikko. Avaa valikko ja valitse Muokkaa Excelissä. Tämä on ainoa tapa, jolla kaikki ovat kirjoittajia ja käyttävät aitoa työpöydän Excel-ohjelmaa Excel Onlin sijaan.
Kun sinä ja muut työskentelet asiakirjassa, aktiivinen solusi on merkitty vihreällä. Muiden aktiiviset solut ovat muita värejä. Jos haluat tietää, kuka muokkaa solua, vie hiiri kyseisen solun päälle.
Sisällöntuotanto toimii hyvin, jos kaikki välttävät saman solun muokkaamista samanaikaisesti.
Kun joku (luultavasti johtajasi) sukeltaa muokkaamaan solua, jota jo muokkaat, sekava sääntöjoukko päättää, kuka muokkaus voittaa. Sen sijaan, että käsittelisit näitä sääntöjä, ole iloinen siitä, että rinnakkaiskirjoittaminen toimii enimmäkseen, ja pyydä kaikkia olemaan muokkaamatta samaa solua samanaikaisesti.
Kirjoittaja on aivan uusi kokemus. On hyviä ja pahoja asioita, joihin sinun täytyy tottua, kun olet mukana kirjoittamassa.
