Tämän päivän kysymys: Marcian on saatava luettelo kaikista verolaskun PDF-tiedostoista kansiosta Excel-laskentataulukkoon. Tämä on helppo tehdä, jos käytät Excel 2016: ta Windows-tietokoneessa käyttämällä uusia Get & Transform Data -työkaluja.
Jos sinulla on Excel 2010 Windowsille tai Excel 2013 Windowsille, sinun on ladattava ilmainen Power Query -lisäosa Microsoftilta. Siirry suosikkihakukoneellesi ja kirjoita "Lataa virtakysely" löytääksesi nykyisen linkin. (Microsoft rakastaa vaihtaa URL-osoitteita joka neljännes ja mahtava verkkokaveri vihaa, kun linkkimme ovat vanhentuneita, joten en aio edes yrittää laittaa linkkiä tähän.)
Alla oleva video näyttää kaikki vaiheet, mutta tässä on yleiskatsaus:
- Aloita tyhjältä laskentataulukolta
- Tiedot, Hae tietoja, tiedostosta, kansiosta
- Selaa kansioon
- Napsauta Muokkaa lataamisen sijaan
- Avaa tiedostotyypin avattava suodatinvalikko ja poista kaikki, mikä ei ole PDF-tiedosto
- Avaa kansion suodatin ja poista kaikki roskat-alikansiot
- Säilytä vain tiedoston nimi ja kansio - napsauta hiiren kakkospainikkeella kutakin sarakeotsikkoa ja valitse Poista
- Vedä Kansion otsikko Tiedoston otsikko vasemmalle. Tämä sallii yhdistämisen toimivan.
- Valitse molemmat sarakkeet. Napsauta yhtä otsikkoa. Vaihto + Napsauta toista otsikkoa.
- Valitse Lisää sarake, Yhdistä sarakkeet, kirjoita sarakkeelle uusi nimi. Napsauta OK.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella uuden sarakkeen otsikkoa ja Poista muut sarakkeet
- Koti, Sulje ja lataa
- Hämmästyttävä osa … voit päivittää kyselyn myöhemmin. Napsauta Päivitä-kuvaketta Kyselyt ja yhteydet -paneelissa.
Vaikka Power Query on hämmästyttävän tehokas, tämä on yksi suosikkini tehtävistä. Haluan usein suorittaa VBA-makron jokaisessa kansion tiedostossa. Luettelon saaminen kaikista kansiossa olevista PDF-tiedostoista on hyvä lähtökohta.
Katso video
Videon transkriptio
Opi Excel podcastista, jakso 2181 - Luettelo kansiotiedostoista Excelissä!
Hei, tervetuloa takaisin netcastiin, olen Bill Jelen. Tämän päivän kysymys: jollakin on luettelo verolaskun PDF-tiedostoista kansiossa, ja heidän on saatava luettelo kaikista näistä tiedostojen nimistä Excelissä. Selvä, ja yksi tapa tehdä se on kirjoittaa ne kaikki tai kopioida ja liittää Windowsin Resurssienhallinnasta, mutta on olemassa erinomainen työkalu, joka voi ratkaista tämän. Ja ensimmäinen kysymykseni oli "No mikä Excel-versio sinulla on?" Koska jos sattuu olemaan Excel 2016, heillä on tämä hämmästyttävä uusi toiminto nimeltä "Hae ja muunna tietoja"! Nyt Office 365: ssä se on vasemmalla puolella, luulen, että Excel 2016: n alkuperäisessä versiossa se oli kolmannessa ryhmässä, ok, joten etsi vain Get & Transform. Jos olet Excel 2010: ssä tai Excel 2013 for Windows -sovelluksessa, voit ladata Power Queryn ja sinulla on oma välilehti, jossa on juuri nämä asiat.
Katsotaanpa nyt nopeasti tätä kansiota, okei, olen juuri luonut tänne väärennetyn kansion, jossa on joitain väärennettyjä tietoja. Näet, että tässä kansiossa on Excel-tiedostoja ja PDF-tiedostoja, haluan vain PDF-tiedostoja, ja siellä on myös joitain alikansioita, en halua näitä PDF-tiedostoja, haluan vain PDF-tiedostot pääkansioon. Joten C: Budjetit, aion kopioida sen ja palata sitten tänne Exceliin, ja sanomme, että haluamme saada tällaisia tietoja, tiedostosta, koko kansiosta ja sitten kirjoita kansiopolku sinne tai käytä joko Selaa-painiketta. Ja kun saat tämän ensimmäisen näytön, haluat ehdottomasti muokata, ja nyt olemme Power Query -editorissa.
Selvä, joten tavoitteeni täällä, en tarvitse sisältöä, joten aion napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja sanoa Poista tuo sarake. Siellä on tiedostoluettelo, haluan vain PDF-tiedostoja, joten jos jotain, joka ei ole PDF, haluan vain PDF-tiedostoja, napsauta OK, näen, että se on vain PDF-tiedostoja. Ah, ja sitten katsokaa tänne, katso, nyt he vetävät asioita vain alkuperäisestä kansiosta ja Roskat-kansiosta, joten avaan tämän ja poistan valinnan kaikesta, mikä ei ole alkuperäinen kansio. Selvä, joten nyt minulla on mukava pieni luettelo, ja tämä luettelo on, tiedät mitä, 9 levyä, mutta todellisessa elämässä vedon, että heillä on todennäköisesti kymmeniä tai satoja näitä. Selvä, en tarvitse muita juttuja nyt, joten voin napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja poistaa nuo sarakkeet.
Selvä, nyt tarvitsen nyt kansiopolun ja tiedostonimen yhdessä. Selvä, joten aion ottaa FolderPathin ja vetää sen vasemmalle ja pudottaa sen sinne, ja sitten taika-askel tähän: Tavallisessa Excelissä meidän olisi tehtävä ketjutus tätä varten, mutta mitä teen, minä olen Yhdistän sarakkeet. Joten aion lisätä sarakkeen ja valita Yhdistä sarakkeet, erotin ei tule olemaan, Uusi sarake on nimeltään Tiedostonimi, ja napsauta OK, ok, niin meillä on kansion nimi, kauttaviiva ja tiedostonimi , niin. Nyt se on oikeastaan ainoa asia, jota tarvitsemme, joten aion napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja sanoa Poista muut sarakkeet ja lopuksi Koti, Sulje ja lataa, ja saamme upouuden arkin tietojemme kanssa. Selvä, nyt se tulee taulukkona, joten aion vain kopioida tämän, Ctrl + C,ja tule sitten tänne mihin halusin todella tiedot täällä, ja Liitä erikoisarvot, napsauta OK. Nyt se ei ole enää taulukko, se on vain minun puhtaat tietoni, sellainen, ja nyt, tässä on todella kaunis asia tässä.
Joten asetimme tämän kerran, ja wow, sen asettaminen kesti alle 3 minuuttia, mutta palataan takaisin siihen Budjet-kansioon ja siirretään joitain juttuja ympäriinsä. Otetaan yksi näistä roskatietueista, ja kopioimme sen ylös pääkansioon, Ctrl + V, kunnossa, joten nyt täällä on enemmän tavaroita, 10 PDF-tiedostoa on 9 sijasta. Jos tulen tänne kyselyyn, ja ruudun oikeassa reunassa, Kyselyt ja yhteydet -kohdassa, saatat joutua tekemään tämän laajemmaksi, olen jo laajentanut omaa, näet budjettimme, jossa on 9 riviä ladattu. Napsautan pientä Päivitä-kuvaketta täällä, ja Budjeteilla on nyt nopeasti ladattu 10 riviä. Joten se poimii uudet tietueet, asetat tämän kerran ja voit päivittää vain saadaksesi uudet tiedot.
No, tämä on podcastin kohta, jossa pyydän yleensä ostamaan kirjani, mutta tänään pyydän sinua ostamaan tämän Ken Pulsin ja Miguel Escobarin kirjan ”M is for (DATA) MONKEY”. Hämmästyttävä kirja, joka opettaa sinulle kaiken Power Queryn tai Get & Transform Data -sovelluksen käytöstä, kaiken, mitä opin Power Querystä, jonka opin tästä kirjasta.
OK, päätä tästä jaksosta: Tavoitteenamme on tuoda luettelo tiedostonimistä Exceliin. Jos sinulla on Excel 2016, voit käyttää uusia Hae ja muunna tiedot. Jos sinulla ei ole vuotta 2016, mutta sinulla on todellinen Excel-versio Windows-käyttöjärjestelmässä, voit ladata ilmaisen Power Query -apuohjelman, joka on tarkoitettu Excel 2010: lle tai Excel 2013: lle. Se ei toimi Android-puhelimellasi tai iPad, iPhone, Surface RT tai Mac, oikein, se on vain Excelin Windows-versioille. Joten aloitamme tyhjästä laskentataulukosta, Data, Hae tiedot, tiedostosta, kansiosta, kirjoita kansion nimi tai Selaa, varmista, että napsautat Muokkaa sijasta Lataa. Ja sitten Suodatin, suodata tiedostotyyppi, jotta pääset eroon kaikesta, mikä ei ole PDF, suodata kansion nimi päästäksesi eroon kaikista roskat-alikansioista. Säilytä vain tiedoston nimi ja kansio,Joten napsauta hiiren kakkospainikkeella niitä muita ja sano Poista sarake, vedä sitten kansion otsikko tiedoston vasemmalle puolelle, jolloin yhdistäminen toimii. Valitse molemmat sarakkeet ja valitse sitten Lisää sarake -välilehdessä Yhdistä sarakkeet, kirjoita uusi nimi, napsauta OK ja napsauta hiiren kakkospainikkeella uutta saraketta ja Poista muut sarakkeet, Koti, Sulje ja lataa, niin se antaa sinulle luettelosi. Hämmästyttävä osa, voit päivittää kyselyn myöhemmin käyttämällä tätä Päivitä-kuvaketta Kyselyt ja yhteydet -kohdassa.voit päivittää kyselyn myöhemmin käyttämällä tätä Päivitä-kuvaketta Kyselyt ja yhteydet -kohdassa.voit päivittää kyselyn myöhemmin käyttämällä tätä Päivitä-kuvaketta Kyselyt ja yhteydet -kohdassa.
Hei, haluan kiittää sinua vierailustasi, nähdään ensi kerralla uudesta netcastista!
Jos haluat oppia Power Querystä, suosittelen tätä Ken Pulsin ja Miguel Escobarin kirjaa.
M on (DATA) MONKEY: lle »
