Yhdistäminen PDF-muotoon Excelistä - Uutiset

1. tammikuuta 2018 vähimmäispalkka nousee New Yorkissa 13,50 dollariin. Tämä tarkoittaa, että työntekijöille on lähetettävä miljoonia kopioita lomakkeesta LS 54S tai lomakkeesta LS54 - Ilmoitus ja palkkatason vahvistus. New Yorkin osavaltio toimittaa tyhjän kopion tästä lomakkeesta salasanasuojatuna PDF-tiedostona. Kuinka voit valmistaa satoja tällaisia ​​asiakirjoja työntekijöillesi Excelin avulla?

Vaikka sähköpostin yhdistämisen prosessi Excelistä Wordiin on dokumentoitu osoitteessa (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), voitko yhdistää sähköpostin Excelistä PDF-tiedostoon?

Olin yllättynyt siitä, että paras ratkaisu tähän prosessiin on Adobe InDesign! Mutta ensin haluan kertoa kaksi epäonnistunutta yritystäni:

• Epäonnistunut yritys 1: Yritin replikoida LS54-lomake Excelissä käyttämällä sarjaa leikkeitä kietomalla solut, jotka sisältävät kentät Excelissä. Tämä kesti ikuisesti, ja kun ne tulostettiin, leikkeet näyttivät kamalilta.

  

• Epäonnistunut yritys 2: Käytä Adobe Acrobatia. Luulisi, että Acrobatin täysversio tarjoaisi tavan täyttää lomake postin yhdistämisen avulla. Työkalut, Lomakkeet, Lisää lomakevaihtoehtoja -kohdassa on Tuo tiedot -vaihtoehto. Tuhlasin aikaa kenttien lisäämiseen PDF-tiedostoon, tuotin laskentataulukon ja pettyin sitten siihen, että pystyin täyttämään vain yhden lomakkeen kerrallaan. Valitse rivi 2 ja voisin tulostaa ensimmäisen työntekijän. Mutta sitten minun olisi valittava rivi 3, Tulosta, Valitse rivi 4, Tulosta, Rivi 5, Tulosta, ja tämä ei koskaan toimi 750 työntekijän kohdalla.

  

Ongelman ratkaiseminen Adobe InDesignin avulla

Täällä osoitteessa julkaisemme kirjoja Pyhän Makron alla! Kirjat. Tilaamme Adobe Creative Cloud -sovelluksen, joka antaa meille Photoshopin, Lightroomin, Acrobatin ja jotain InDesignia. Tarkista yrityksestänne, on todennäköistä, että joku markkinointi- tai luova osasto on jo tilannut Adobe Indesignin.

Pystyin ratkaisemaan ongelman alle tunnissa InDesignin avulla. Olen dokumentoinut vaiheet prosessin yksinkertaistamiseksi.

• Osa 1: Muunna salasanalla suojattu PDF graafiseksi tiedostoksi

  1. Lataa lomake LS54S osoitteesta labor.ny.gov lomakkeelta LS54S
  2. (Valinnainen) Kiro tilan suojaamiseksi salasanalla, joka suojaa PDF-tiedostoa
  3. Muunna PDF-tiedosto kuvaksi. Jos sinulla on Acrobat, käytä Tiedosto, Vie, Kuva, JPEG.webp. Jos et, voit kaapata lomakkeen Windowsin Snipping-työkalulla. Varmista vain, että Acrobat Reader näyttää lomakkeen 100%: lla.

• Osa 2: Rakenna asiakirja InDesignissa

  4. Avaa Adobe InDesign. Valitse Tiedosto, Uusi, Asiakirja. Uusi asiakirja -valintaikkunan ensimmäinen vaihe on napsauttaa toista kuvaketta Suunta-kohdassa, jotta asiakirjasi muuttuu vaakasuuntaiseksi. Muuta yksiköt tuumiksi, leveys 11, korkeus 8,5. Vaihda yläreunaksi 0, jolloin InDesign tekee kaikista marginaaleista 0.

     
  5. Kaksoisnapsauta A-Master-sivun oikeaa reunaa Sivut-paneelissa

  6. Vedä JPG.webp-tiedostoa Resurssienhallinnassa vaiheesta 3 ja pudota se sivulle, joka on pääsivun ulkopuolella. Jos olet uusi InDesign-käyttäjä, luulet, että sinun pitäisi vetää ja pudottaa kuva * sivun sisällä *, mutta se olisi väärin. Olen jakamassa temppua, jonka opin Anne Marie "Her Geekness" Concepcionilta. Jos haluat joskus tulla mestariksi InDesignissa, sinun tulee palkata Anne Marie. Kun pudotat kuvan pääsivulle, et pääse kokokahvoihin. Sen sijaan pudota kuva aivan pääsivun ulkopuolelle. Sinulla on nyt pääsy kokokahvoihin. Muuta asiakirjan kokoa sivulle sopivaksi pitämällä Vaihto-näppäintä painettuna samalla, kun vedät vasemman yläkulman kokokahvaa alaspäin. Kun asiakirja on hieman pienempi kuin sivu, vedä se oikean puolen sivupohjan yli. Älä pelkää, että olet katkaissut puolet tekstistä!

     
  7. Paina kaikkien aikojen suosikkiäppäimistön pikanäppäintä: Ctrl + alt = "" + Vaihto + E. Tämä saa koko kuvan mahtumaan vastikokoisen kehyksen sisään. Tiedän kymmeniä pikanäppäimiä Excelissä. Tiedän vain kaksi pikanäppäintä InDesignissa ja Ctrl + alt = "" + Vaihto + E on yksi niistä. Se pelottaa minua täysin, että InDesignilla saattaa olla 25 muuta pikanäppäintä, kuten Ctrl + alt = "" + Vaihto + A - Ctrl + alt = "" + Vaihto + Z!

• Osa 3: Täytä kiinteät kentät

  Lomakkeessa on joitain kenttiä, jotka ovat samat kaikille työntekijöille. Esimerkiksi yrityksen nimi voi olla sama kaikille. Näin lisäät tekstiä InDesignin pääsivulle.

  8. Aloita kehystila painamalla F-näppäintä. Piirrä hiirellä suorakulmio kohtaan, jossa haluat kiinteän tekstin näkyvän. Aluksi tämän kehyksen läpi tulee X.

     
  9. Napsauta hiiren kakkospainikkeella uutta piirrettyä kehystä. Valitse pitkä kontekstivalikko puolivälissä ja valitse Konteksti, Teksti.
  10. Siirry tekstinsyöttötilaan painamalla T-näppäintä

  11. Napsauta ruutua ja kirjoita kiinteä teksti. Jos haluat vaihtaa kirjasinta, valitse teksti ja palaa merkityökalut ruudun yläpuolella olevaan A-kuvakkeeseen.

      

  12. Toista vaiheet 8 - 11 kaikille muille kentille, joiden on oltava vakiona kaikissa muodoissa. Tämä on yksitoikkoista. Pienen kehyksen saaminen, jossa valintaruutujen rivillä on pieni 9-pisteinen "X", ei ole hauskaa, mutta se onnistuu. Jos haluat siirtää kehystä tai muuttaa sen kokoa, sinun on valittava se vasemmalla olevalla ensimmäisellä nuolityökalulla. Sitä kutsutaan valintatyökaluksi (toisin kuin vähemmän hyödyllinen suora valintatyökalu, joka on laatikon toinen nuoli).

      

  Pro Tip # 1: Valitse ensimmäinen ruutu. Ctrl + C kopiointia varten. Ctrl + V liittääksesi uuden laatikon sivun keskelle. Vedä uusi laatikko paikalleen. Tämä on erittäin hyödyllistä, kun saat pienen X: n valintaruutuille.

  Pro-vinkki 2: Hiiren käyttäminen "X": n saamiseksi oikeaan asentoon on vaikeaa. Kun kehys on valittu, siirrä kehys paikalleen näppäimistön nuolinäppäimillä.

  Pro-vinkki # 3: Kaikki InDesignin kuvat alkavat näyttää kauheilta. Se on ominaisuus, ei vika! Ajattele kirjaa. Power Excel 2017 With sisältää 1400 kuvaa. Tietokone tukkeutuisi, jos he yrittäisivät näyttää kaikki 1400 kuvaa suurella tarkkuudella. Asiakirjassa on yksi kuva, ja sinulla on todennäköisesti varaa näyttää kuva suurella tarkkuudella. Valitse kuva napsauttamalla jotakin tyhjää tilaa lomakkeessa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytön suorituskyky, Laadukas näyttö. Presto! Kuvasta tulee terävä.

  

• Osa 4: Täytä tiedot Excelissä

  Pyhä laskentataulukko! Kesti niin kauan päästä tekniikan Excel-osaan.

  13. Laita yksinkertaiset yhden sanan otsikot riville 1. Muotoile kaikki valuuttakentät valuuttana, tai huomaat, että 13,50 dollaria näkyy yhdistetyssä PDF-muodossa muodossa 13,5. Ymmärrän, että lomakkeessa on jo dollarin merkki, mutta 13,50 dollaria näyttää paremmalta kuin 13,5 dollaria.
  14. Käytä Tiedosto, Tallenna nimellä. Tallenna asiakirja Excel-tiedostona, jotta voit muokata sitä myöhemmin.
  15. Käytä Tiedosto, Tallenna nimellä. Tallenna asiakirja tekstinä (välilehti erotettu) (* .txt). Muista muistaa polku ja tiedostonimi, jotta löydät sen myöhemmin. Sulje tiedosto Excelissä tai saat virheilmoituksen vaiheessa 17.

• Osa 5: Takaisin InDesigniin lomakekenttien lisäämiseen

  16. Valitse InDesign-valikosta Ikkuna, Apuohjelmat, Tietojen yhdistäminen. Pieni Data Merge -ikkuna ilmestyy kelluvan jonnekin InDesignin yläpuolelle. Jokaisessa pienessä kelluvassa paneelissa InDesignissa on joukko hyödyllisiä komentoja, jotka on piilotettu paneelivalikkoon. Tässä on kuva paneelivalikon kuvakkeesta:

      
  17. Avaa paneelivalikko tietojen yhdistämisessä. Valitse Valitse tietolähde. Selaa ja valitse .TXT-tiedosto vaiheesta 15. Tietojen yhdistämispaneeli näyttää nyt laskentataulukon rivin 1 kenttien nimet. Vedä ja pudota-maailmassa luulisi voivasi vetää nämä kentät lomakeesi, mutta et voi. Toista sen sijaan vaiheet 8 ja 9 piirtääksesi uudet kehykset sinne, missä haluat näiden kenttien kulkevan. Tee kehyksistä mukavat ja leveät, jos joku työntekijöistäsi on John Jacob Jinglebells III. Etenkin LS-54S-palkka- ja ylityökentissä, joudut ehkä vaihtamaan 10-pisteisiin, jotta kehys mahtuu.

  18. Napsauta Nimi-kohdan tyhjää kehystä. Napsauta Tietojen yhdistäminen -paneelissa Nimi. Presto! <> näkyy kehyksessä. Toista Palkka ja OT.

      
  19. Tämä vaihe on valinnainen, mutta sen arvo on 60 sekuntia. Napsauta Data Merge -paneelin vasemmassa alakulmassa olevaa Esikatselu-ruutua. Näet ensimmäisen tietueen tiedot. Käytä Vasen ja Oikea nuolikuvaketta Tiedon yhdistäminen -paneelin alaosassa nähdäksesi seuraavan tietueen.
  20. Tallenna InDesign-tiedosto ennen yhdistämistä. Olen tallentanut asiakirjani tässä vaiheessa ja voit ladata sen täältä.

  Yhteenvetona, jos katsot Sivut-paneelista, olet tehnyt kaiken tämän työn A-Master-sivun oikealla puolella. Mutta voit nähdä pikkukuvasta, että kaikki Master-sivulla näkyvät asiakirjan sivulla 1.

  

• Osa 6: Lopuksi postin yhdistäminen

  21. Tietojen yhdistämisen paneelin yläosassa on kuvake, joka näyttää muotin numeron 4 puolelta. Se on Luo yhdistetty asiakirja -symboli. Klikkaa sitä.

      

  22. Kaikki Luo sulautettu asiakirja -asetukset ovat oikein. Napsauta OK.

      
  23. Saat yhden kahdesta viestistä. Joko: "Yliasetettua tekstiä ei luotu" tai "Olet ylittänyt tekstiä näissä tietueissa".

  InDesignissa sanat "Overset Text" tarkoittaa, että sinulla on enemmän merkkejä kuin mahtuu tekstikehykseen. En ole löytänyt yhtään vastaavaa Excelin Kutista sopivaksi -toiminnosta. Jos he sanovat, että olet asettanut ylitekstin tietueeseen 450, siirry Sivut-paneelin sivulle 450 ja huomaa, että sinulla on työntekijä, jolla on todella pitkä nimi. Palaa A-Master-sivun oikealle puolelle ja muuta sen kentän koon kokoa.

  Tässä vaiheessa sinulla on suuri asiakirja InDesignissa. Minun tapauksessani minulla on 114 sivua, koska Excel-tiedostossa oli 114 tietuetta. Napsauttamalla mitä tahansa Sivut-paneelin sivua näet kyseisen sivun, jossa on täytetyt tiedot.

  Joitakin vinkkejä: Tietojen yhdistämispaneelin valikossa on Päivitä tietolähde -komento. Jos muutat taustalla olevaa Excel-tiedostoa ja tallennat uudeksi tekstitiedostoksi, hae muutokset komennolla. Sinun täytyy toistaa vaihe 21 yhdistämisen uudelleen.

• Osa 7: Vie PDF-tiedostoon, jotta voit tulostaa

  24. Valitse Tiedosto-valikosta Adobe PDF Presets, (High Quality Print). Valitse tiedostopolku ja nimi. Hyväksy kaikki tuhannet asetukset Vie Adobe PDF -valintaikkunassa. Napsauta OK

  Yksi loppuhuomautus: Tosielämässä meillä oli 751 työntekijää. Laitoin jokaisen työntekijän tiedostoon kahdesti, jotta voisimme tulostaa kaksi kappaletta kutakin työntekijää varten ja koota ne. Tuloksena oleva 1502 sivun PDF-koko oli ihmeen mukaan vain 2,48 Mt! Jotenkin Adoben velhot ovat onnistuneet tallentamaan yhden kopion kuvasta ja käyttämään sitä uudestaan ​​ja uudestaan. Ensimmäinen väärä yritys tehdä yhdistäminen Excelin avulla tuotti surkean näköisen 150 Mt: n PDF-tiedoston, jota ei koskaan voitu lähettää sähköpostitse.

  Jos et löydä kopiota InDesignista tai nämä vaiheet näyttävät liian pelottavilta, palkkaa Excel-konsultti tekemään postin yhdistäminen PDF-muotoon puolestasi.