Viime aikoina olen ollut ulkona tekemässä useita Excel Power -seminaareja. Kun saat 150 kirjanpitäjää huoneeseen naurettavasta Excel-vihjeiden aamusta, opin aina jotain uutta. Joku yleisöstä voi jakaa hienon temppun muun huoneen kanssa.
Tämän päivän jaksossa minulla on kokoelma uusia temppuja. Nämä ovat itse asiassa temppuja, jotka ovat parempia tai erilaisia kuin kirjassa käsitelty vastaava menetelmä. Ne ovat ehdottomasti kirjan seuraavassa versiossa.
Muuten, haluaisin tulla kaupunkiinne tekemään Power Excel -seminaarin. Jos kuulut ammattiryhmään, kuten tilintarkastajien instituutin, sisäisten tarkastajien instituutin, AICPA: n, pk-yritysten jne. Paikalliseen osastoon, miksi et ehdottaisi heidän varaavan minua yhdeksi tulevista CPE-päivistä? Lähetä lisätietoja lukuohjelman puheenjohtajalle tälle sivulle.
Etsi ero kahden päivämäärän välillä
En yleensä puhua menetelmiä =YEAR(), =MONTH(), =DAY()toimintoja, mutta on viileä vanha funktio piilossa Excelissä.
DATEDIF-toiminto jää Lotusista. Vaikka Excel-ohjeet eivät puhu tästä toiminnosta, se on hieno tapa löytää ero kahden päivämäärän välillä.
Syntaksi on =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Tässä ovat kelvolliset arvot, joita voit käyttää koodiin.
- Y - kertoo kahden vuoden välisen kokonaisten vuosien määrän.
- YM - kertoo kahden kuukauden välisten kokonaisten kuukausien lukumäärän lukuun ottamatta vuosia.
- MD - kertoo kahden päivän välisten kokonaisten päivien lukumäärän, lukuun ottamatta kokonaisia kuukausia.
- M - kertoo sinulle kokonaisten kuukausien määrän. Olen esimerkiksi ollut elossa 495 kuukautta
- D - kertoo päivien lukumäärän. Olen esimerkiksi ollut elossa 15115 päivää. Tämä on vähäistä käyttöä, koska voit vain vähentää yhden päivämäärän toisesta ja muotoilla numerona kopioidaksesi tämän koodin.
Hyödylliset koodit ovat kolme ensimmäistä koodia. Esityksessä esitin tämän laskentataulukon. Sarakkeiden D, E ja F identtiset kaavat laskevat DATEDIF-arvon vuosina, kuukausina ja päivinä.
Sarakkeen G kaava merkitsee tämän yhteen muodostaakseen tekstin, jonka pituus on vuosina, kuukausina ja päivinä.
Voit yhdistää tämän yhdeksi kaavaksi. Jos solu A2 sisältää liittymispäivän, käytä seuraavaa kaavaa kohdassa B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Näkyvien solujen summa
Lisää SUM-funktio tietokannan alle ja suodata sitten tietokanta Automaattisuodattimen avulla. Excel lisää ärsyttävästi piilotetut rivit summaan!
Toimi sen sijaan seuraavasti:
- Käytä Data - Filter - AutoFilter -toimintoa lisätäksesi AutoFilter-pudotusvalinnat.
- Valitse suodatin yhdelle kentälle
- Siirry tietokannan yhden numeerisen sarakkeen alle olevaan tyhjään soluun.
- Napsauta kreikkalaista kirjainta E (Sigma) vakiotyökalurivillä. Syöttämisen sijaan
=SUM()Excel syöttää=SUBTOTAL()ja käyttää koodeja estääkseen piilotettujen rivien sisällyttämisen.
Pikavalintanäppäin viimeisen komennon toistamiseksi
F4-näppäin toistaa viimeisimmän suorittamasi komennon.
Valitse esimerkiksi solu ja napsauta B-kuvaketta tehdäksesi solusta lihavoidun.
Valitse nyt toinen solu ja paina F4. Excel tekee solusta lihavoidun.
F4 muistaa viimeisen komennon. Joten voit tehdä solun kursiivilla ja käyttää sitten F4 tehdäksesi monista soluista kursiivin.
Valitse etukäteen syötettävien solujen alue
Kirjassa näytän sinulle, kuinka voit käyttää Työkalut - Asetukset - Muokkaa - Siirrä valintaa Enter-suunnan jälkeen - Oikea pakottaa Excel siirtymään oikealle, kun painat Enter-näppäintä. Tämä on hyvä, kun joudut syöttämään rivin läpi kulkevia tietoja.
Se on erityisen hyödyllinen, jos syötät numeroita numeronäppäimistöön. Temppu antaa sinun kirjoittaa 123 Enter ja päätyä seuraavaan soluun. Pitämällä kätesi numeronäppäimistöllä voit syöttää numerot nopeammin.
Joku ehdotti parannusta tähän tekniikkaan. Valitse etukäteen alue, johon syötät tiedot. Etuna on, että kun pääset viimeiseen sarakkeeseen ja painat Enter, Excel hyppää seuraavan rivin alkuun.
Alla olevassa kuvassa Enter-painikkeen painaminen siirtää sinut soluun B6.
Ctrl + Vedä täytekahvaa
Olen osoittanut Fill Handle -temppua monta kertaa näyttelyssä. Syötä maanantai A1: ään. Jos valitset solun A1, solun oikeassa alakulmassa on neliöpiste. Tämä piste on täyttökahva. Napsauta täyttökahvaa ja vedä joko alas tai oikealle. Excel täyttää tiistai, keskiviikko, torstai, perjantai, lauantai, sunnuntai. Jos vedät yli 7 solua, Excel alkaa uudestaan maanantaina.
Excel on todella hyvä. Se voi laajentaa kaikkia näitä sarjoja automaattisesti:
- Maanantai - tiistai, keskiviikko, torstai, perjantai jne.
- Tammi - helmi, maalis, huhti jne.
- Tammi - helmikuu, maaliskuu jne.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 jne.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 jne.
- 1. jakso - 2. jakso, 3. jakso, 4. jakso jne.
- 23. lokakuuta 2006 - 24. lokakuuta 2006, 25. lokakuuta 2006 jne.
Koska Excel voi tehdä KAIKKI näistä hämmästyttävistä sarjoista, mitä odotat, jos syötät 1 ja vedät täytekahvaa?
Saatat odottaa saavasi 1, 2, 3,…
Mutta saat todella 1, 1, 1, 1, 1,…
Kirjassa puhutaan sekavasta menetelmästä. Kirjoita 1 kohtaan A1. Kirjoita 2 kohtaan A2. Valitse A1: A2. Vedä täyttökahvaa. On parempi tapa.
Syötä vain A1 kohtaan A1. Ctrl + Vedä täyttökahvaa. Excel täyttää 1, 2, 3. Ctrl-näppäimen pitäminen alhaalla näyttää kumottavan täyttökahvan normaalin toiminnan.
Joku seminaarissa sanoi haluavansa kirjoittaa päivämäärän, vetää päivämäärän ja pyytää Excelin pitämään päivämäärän samana. Jos pidät Ctrl-näppäintä alhaalla samalla kun vedät täyttökahvaa, Excel ohittaa normaalin toiminnan (lisää päivämäärää) ja antaa sinulle saman päivämäärän kaikissa soluissa.
