Tämän päivän jaksossa verrattiin kaksoiskappaleiden löytämistä tai poistamista. Excel 2007 tarjoaa uusia hienoja tapoja tehdä tämä. Kolme ensimmäistä vinkkiä toimivat missä tahansa Excel-versiossa. Viimeiset 2 menetelmää toimivat vain Excel 2007: ssä.
Menetelmä 1:
Käytä Lisäsuodattimen ainutlaatuista vaihtoehtoa
- Kopioi tietosi oikealla puolella oleva otsikko sarakkeesta, josta haluat löytää ainutlaatuiset arvot.
- Valitse solu tietojoukostasi.
- Valitse Excel 97-2003: ssa Data - Suodatin - Lisäsuodatin. Valitse Excel 2007: ssä Lisäasetukset-kuvake Datanauhan Lajittelu ja suodatin -ryhmästä.
- Valitse Kopioi toiseen sijaintiin
- Määritä otsikon kopio Kopioi kohteeseen -ruutuun. Kuvassa tämä on solu D1
- Napsauta ruutua Vain yksilölliset tietueet
- Napsauta OK
Excel tarjoaa sinulle yksilöllisen luettelon asiakkaista sarakkeessa D.
Menetelmä 2:
Määritä kaavan avulla, onko tämä tietue ainutlaatuinen
COUNTIF-toiminto voi laskea, kuinka monta tietuetta nykyisen tietueen yläpuolella vastaa nykyistä tietuetta. Temppu tämän työn tekemiseen on käyttää yhden dollarin merkkiä viitteessä. Jos syötät kaavan C2 ja viitat A $ 1: A1: een, tämä tarkoittaa: "Aloita A1: n absoluuttisesta viitteestä ja mene alas nykyisen tietueen yläpuolelle olevaan tietueeseen". Kun kopioit tämän kaavan alas, ensimmäinen A $ 1 pysyy samana. Toinen A1 muuttuu. Rivillä 17, jolla on kaava C2 lukee: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Kun olet syöttänyt kaavan C2: een ja kopioinut sen alas kaikille riveille, sinun on kopioitava C2: C15 ja muunnettava kaavat arvoiksi muokkaamalla - Liitä erityisarvot. Voit nyt lajitella laskevasti sarakkeen C mukaan, ja yksilölliset arvot ovat luettelon yläosassa.
Menetelmä 3:
Hanki yksittäisiä asiakkaita pivot-taulukon avulla
Pivot-taulukko on hieno löytää ainutlaatuisia arvoja. Tämä on nopein tapa Excel 2000-2003: ssa.
- Valitse solu tietojoukostasi.
- Valitse Tiedot - pivot-taulukko ja pivot-kaavio-raportti
- Napsauta Valmis.
- Napsauta Pivot-taulukon kenttäluettelossa Asiakas-kenttää. Napsauta Lisää-painiketta.
Excel näyttää sinulle ainutlaatuisen luettelon asiakkaista.
Menetelmä 4:
Uutta Excel 2007: ssä - Käytä ehdollista muotoilua kaksoiskappaleiden merkitsemiseen
Excel 2007 tarjoaa uusia menetelmiä kaksoiskappaleiden etsimiseen. Valitse asiakaskunta. Valitse Koti-valintanauhasta Ehdollinen muotoilu - Korosta solusäännöt - Kopioi arvot ja napsauta OK.
Jos nimi löytyy kahdesti, Excel korostaa nimen molemmat esiintymät. Sitten haluat lajitella kaikki korostetut solut ylöspäin.
- Napsauta mitä tahansa kenttää asiakas-sarakkeessa. Napsauta AZ-painiketta Data-valintanauhassa.
- Etsi solu, jolla on punainen korostus. Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua. Valitse Lajittele - Laita valittu solun väri päälle.
Menetelmä 5:
Uutta Excel 2007: ssä - Käytä Poista kopiot -kuvaketta
Varoitus!
Tämä menetelmä on erittäin tuhoisa! Tee kopio tietojoukostasi ennen kuin teet tämän!
- Kopioi tietovälisi laskentataulukon tyhjään osaan
- Valitse solu tietojoukostasi.
- Valitse Data-valintanauhasta Poista kopiot.
- Poista kaksoiskappaleet -valintaikkuna antaa sinulle luettelon sarakkeista. Valitse sarakkeet, jotka tulisi ottaa huomioon. Jos esimerkiksi haluat poistaa tietueet, joissa sekä asiakas että lasku olivat samat, tarkista molempien kenttien valintaruudut.
Tässä tapauksessa yrität saada ainutlaatuisen luettelon asiakkaista, joten valitse vain Asiakas-kenttä.
- Napsauta OK.
Excel poistaa tietueet tietojoukostasi. Se ilmoittaa, että n kaksoiskappaletta on poistettu ja nn tietueita on jäljellä.
Kuten näette, kaksoiskappaleiden käsittelemiseksi on monia menetelmiä. Excel 2007 lisää kaksi uutta työkalua arsenaaliisi.
Kokemukseni mukaan tilintarkastajat yrittävät usein etsiä kaksoiskappaleita havaitakseen, onko raportti liioiteltu. Kirjoittaessani Excel for Auditors -sovellusta katan sekä Excel 2003: n että Excel 2007: n.
