Muunna moniriviset tiedot riveiksi - Excel-vinkit

Sisällysluettelo

lan Z lähetti tämän viikon Excel-ongelman. Hänen MIS-osastonsa antaa hänelle vanhan COBOL-raportin luoman tiedoston. Kun tiedosto on avattu Excelissä, hänellä on 2500 riviä tästä:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan haluaa saada tämän ASCII-raportin käyttökelpoiseen muotoon: yksi rivi asiakasta kohti, muuhun tietoon liitettynä State ja Zip. Hän haluaa myös tyhjentää 2 hyödytöntä linjaa. Emme tietenkään halua tehdä tätä kaikkea manuaalisesti. Tämä on yksi tapa käsitellä sotku nopeasti.

Kaavojen avulla

  • Lisää kaksi tyhjää saraketta tietojen vasemmalle puolelle.
  • Lisää otsikkorivi tietojen yläpuolelle.
  • Saraketta A kutsutaan sekvenssiksi
  • Saraketta B kutsutaan nimellä "RowType"
  • Saraketta C kutsutaan nimellä "Data"
  • Tee kaikista otsikoista lihavoitu
  • Saraketta A käytetään määrittämään numero jokaiselle raportin loogiselle tietueelle. Koska tässä raportissa on 4 fyysistä riviä kutakin loogista tietuetta varten, tarvitsemme jokaisella 4 rivin sarjalla saman loogisen tietueen numeron. Syötän yleensä ensimmäisen tietueen arvot ja sitten suunnittelen kaavat toiselle tietueelle, jotka voidaan kopioida koko raporttiin.
  • Kirjoita soluihin A2: A5 a. Kirjoita soluun A6 = A5 + 1. Syötä soluun A7 = A6. Kopioi A7 A8: een ja A9: een. Sinulla on nyt kopioitava kaavasarja raportin 2. loogista tietuetta varten.
  • Valitse A6: A9 ja paina Ctrl C kopioidaksesi. Valitse A10: A2501 ja liitä painamalla Ctrl V.
  • Saraketta B käytetään tunnistamaan, onko tietty rivi loogisen tietueen 1., 2., 3. tai 4. segmentti.
  • Syötä soluihin B2: B5 1, 2, 3 ja 4. Soluun B6 kirjoita = B2. Kopioi solu B6 sijainnista B7: B2501.

Arvojen vaihtamisen jälkeen

Nyt kun sinulla on järjestysnumerot ja rivityypit kaikille tiedoillesi, sinun on vaihdettava kaavat arvoiksi. Valitse A2: B2501. Muokkaa> Kopioi, Muokkaa> Liitä erityinen> Arvot> OK.

Nyt kun järjestysnumerot ja rivityypit on annettu kaikille riveille, olemme melkein valmista. Lajittele tiedot rivin tyypin mukaan ensisijaiseksi avaimeksi ja järjestykseksi toissijaiseksi avaimeksi. Tämä saa jokaisen tietueen 625 yläriviä kellumaan soluihin C2: C626. Jokaisen tietueen 2. rivi on mallissa C626: C1251. "Turhat" -rivit alkavat C1252: sta ja ne voidaan poistaa. Siirrä solut C626: C1251 soluun D2. Syötä kaava soluun E2 =C2&D2. Voit kopioida tämän kaavan E2: sta E626: een. Käytä samaa Liitä erityisarvo-temppua vaihtaaksesi kaavoista arvoihin, poista sarakkeet AD ja sinulla on tulos.

Täältä voit käyttää ohjattua Tekstistä sarakkeisiin -toimintoa näiden tietojen käsittelyyn

Voit mukauttaa tämän menettelyn helposti käsittelemään mitä tahansa ASCII-raportteja. Sinun on selvitettävä, kuinka monta fyysisesti tulostettua viivaa muodostaa yhden loogisen tietueen raportissa.

Mielenkiintoisia artikkeleita...