Jos haluat kokeilla tätä vinkkiä omalla tietokoneellasi, lataa ja pura CFH231.zip-tiedosto.
Pivot-taulukot ovat Excelin tehokkain ominaisuus. Muut tämän sivuston vinkit käsittelevät pivot-taulukoita, mutta tämän päivän näyttely kertoo kahdesta mielenkiintoisesta pivot-taulukoiden käytöstä. Ensin voit luoda pivot-taulukon avulla ainutlaatuisen luettelon arvoista kentästä. Toiseksi voit käyttää pivot-taulukkoa näyttääksesi rivien kohteiden prosenttiosuuden.
Aineistossa on yli 10000 myynti riviä. On sarakkeita asiakkaalle, tuotteelle, kuukaudelle ja myydylle määrälle.
Ainutlaatuisten arvojen löytäminen
Perinteinen tapa löytää yksilöllisiä arvoja luettelosta on käyttää Data - Suodata - Lisäsuodatin -komentoa. Voit kuitenkin luoda myös yksilöllisen arvoluettelon pivot-taulukolla. Valitse yksi solu tietojoukosta. Valitse valikosta Data - PivotTable ja PivotChart-raportti. Napsauta Valmis. Sinulle esitetään tyhjä kääntötaulukko alla olevan kuvan mukaisesti.
Saat yksilöllisen asiakasluettelon valitsemalla Asiakas-kentän ja painamalla Lisää rivialueelle -painiketta.
Jos lasket, se oli yhteensä neljä napsautusta. Voit nyt kopioida solut A5: A28 toiselle laskentataulukolle ja sinulla on ainutlaatuinen asiakasluettelo.
Lasketaan prosenttiosuus kokonaismäärästä
Palaa alkuperäiseen tietojoukkoosi ja valitse yksi solu. Valitse valikosta Data - PivotTable & Pivot Chart Report. Luo tyhjä pivot-taulukko valitsemalla Valmis.
Valitse PivotTable-kenttäluettelossa Tuote ja napsauta Lisää rivialueelle.
Valitse seuraavaksi Päivämäärä-kenttä. Muuta kenttäluettelon alaosassa oleva pudotusvalikko sarakealueeksi ja napsauta Lisää-painiketta.
Valitse Tapaukset-kenttä. Vaihda pudotusvalikko kohtaan Data-alue. Napsauta Lisää-painiketta. Tuloksena oleva kääntötaulukko näyttää myynnin tuotteittain ja kuukausittain.
Vaikka tämä raportti on yhteenveto 10000 tietorivistä, se on silti hämmentävä numerosekoitus. Trendejä on todella vaikea havaita tiedoissa. Milloin banaanit myyvät parhaiten? On vaikea kertoa.
Kaksoisnapsauta Tapausten summa -painiketta solussa A3, jolloin näkyviin tulee Pivot-taulukon kenttä -valintaikkuna. Valintaikkunassa on muutama asetus, jota sinun ei tarvitse muuttaa. Valitse kuitenkin Asetukset-painike nähdäksesi lisää vaihtoehtoja.
Laajennettu valintaikkuna osoittaa, että näytät tiedot normaalina.
Valitse Näytä tiedot nimellä -pudotusvalikko. On vaihtoehtoja:
- Normaali
- Ero
- %
- % Ero
- Juoksu yhteensä
- % rivistä
- % sarakkeesta
- % kaikista
- Indeksi
Valitse tämän päivän analyysissä% rivistä. Peruskenttä ja peruskohde eivät ole merkityksellisiä rivin prosenttiosuuden suhteen, joten nämä vaihtoehdot ovat harmaita. Sulje valintaikkuna ja palaa kääntötaulukkoon valitsemalla OK.
Tuloksena olevasta kääntötaulukosta näet, että banaanien myynti on vahvinta tammikuusta helmikuuhun. Omenat menestyvät parhaiten syyskuusta marraskuuhun ja kirsikat menestyvät hyvin toukokuusta heinäkuuhun.
Vaikka pivot-taulukoiden luominen vaatii yleensä neljä napsautusta, niillä on monia lisäominaisuuksia, jotka mahdollistavat entistä tehokkaamman analyysin. Ihmiset ovat usein yllättyneitä siitä, että Michael Alexander ja minä pystyisimme täyttämään 250 sivua yhdestä Excelin ominaisuudesta, mutta kun tarkastelet kaikkia pivot-taulukon eri vaihtoehtoja, se ansaitsee kokonaisen kirjan.
Tämän jakson vinkit ovat peräisin Pivot Table Data Crunchingista.
