Excel-tietojen korjaaminen Flash-täytöllä - Excel-vinkkejä

Sisällysluettelo

Joka keskiviikko minulla on suosikki Excel-vinkki Excel-projektipäällikkö Ash Sharmalta. Tällä viikolla Flash Fill. Excel 2013: ssa esitetyn Flash Fill -ominaisuuden avulla voit poimia merkkejä tietosarakkeesta tai yhdistää tietoja sarakkeista kirjoittamatta kaavaa.

Harkitse alla olevaa esimerkkiä. Tuotekoodissa on kolme segmenttiä, jotka on erotettu väliviivalla. Haluat purkaa keskisegmentin. Ensimmäinen segmentti voi olla 3 tai 4 merkkiä pitkä. Toinen segmentti on aina 2 merkkiä. Kaavaa poimia keskisegmentissä ei ole raketti tiedettä, mutta se ei ole jotain aloittelija voisi keksiä: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Kohdassa E2 esitetty kaava on välituote Excel

Mutta Flash Fill -toiminnon avulla sinun ei tarvitse luoda kaavaa. Seuraa näitä yksinkertaisia vaiheita:

Varmista, että A2: n yläpuolella on otsikko.
Kirjoita otsikko kohtaan B1.
Kirjoita ME kohtaan B2.
Sinulla on valinta täällä. Voit valita B3 ja painaa Ctrl + E käynnistääksesi Flash Fill -toiminnon. Tai voit siirtyä kohtaan B3 ja kirjoittaa oikean vastauksen ensimmäisen kirjaimen: E.Jos aloitat kirjoittamisen EU: ssa, Flash Fill hyppää toimintaan ja näyttää harmahtavan tulossarakkeen. Paina Enter saadaksesi tulokset.

Excel tarjoaa flash-täytön

Henkilökohtaisesti luulen olevani hieman kontrollifriikki. Haluan kertoa Flash Fillille, milloin hypätä toimintaan.

Edellisessä kuvassa näkyvä harmaantuminen on mahtavaa, jotta Excel-alokas voi löytää Flash Fill -ominaisuuden olemassaolon. Se havaitsee jonkun olevan kirjoittamassa tuhansia soluja ja estää sen tapahtumisen. Flash Fill on todennäköisesti säästänyt miljoonia tunteja toimihenkilöiden tuottavuutta.

Mutta Flash Fillillä on hienovaraisuuksia - kutsun sitä Advanced Flash Filliksi - ja jos ymmärrät nämä vivahteet, sinun kannattaa saada Flash Fill odottamaan oikeaan aikaan.

Jos haluat ottaa hallinnan ja Flash-täyttö tapahtuu vain, kun painat Ctrl + E, siirry kohtaan Tiedosto, Asetukset, Lisäasetukset ja poista valinta Automaattinen salaman täyttö.

Estä salaman täyttö toimimasta liian aikaisin

Tässä on monimutkaisempi esimerkki. Sarakkeen I tuotekoodi sisältää sekoitus numeroita ja isoja kirjaimia. Haluat saada vain numerot tai vain merkit. Siellä on kaava, mutta en muista sitä. Voit vapaasti katsella Dueling Excel Video 186 -taulukkoa tai käyttäjän määrittelemää VBA-toimintoa. En aio katsoa videota, koska voin ratkaista tämän flash-täytöllä.

Numeroiden purkaminen on monimutkainen kaava

Tämä on yksi niistä tapauksista, joissa Flash Fill ei pysty selvittämään mallia yhdestä esimerkistä. Jos kirjoitat J3: een '0252 ja sitten J4: stä Ctrl + E, Excel ei voi selvittää vastausta milloin tahansa osan numero alkaa numerolla.

Salama täyttyy liian aikaisin ja se epäonnistuu

Toimi sen sijaan seuraavasti:

Varmista, että otsikon I2 yläpuolella on otsikko. Lisää otsikko kohtaan J1 ja K1. Jos otsikoita ei ole, Flash Fill ei toimi.
Tarvitset ehdottomasti etunollan ilmestyäksesi soluun J2 0252. Jos kirjoitat vain 0252, Excel muuttaa sen arvoksi 252. Kirjoita siis heittomerkki (') ja sitten 0252 J2: een.
Kirjoita J3: een '619816
Kirjoita kohtaan J4 '0115
Paina J5-näppäimestä Ctrl + E. Salaman täyttö saa oikein vain numerot

Flash-täyttö selvittää tarkoituksen 3 esimerkin jälkeen

Varoitus

Flash Fill tarkastelee kaikkia nykyisen alueen sarakkeita. Jos yrität purkaa kirjaimia sarakkeesta I, kun sarake J on nykyisellä alueella, Flash-täytöllä on ongelmia. Noudata sen sijaan näitä vaiheita.

Valitse sarakkeet J & K. Koti, Lisää, Lisää taulukkorivit siirtääksesi Numerot -sarakkeen pois tieltä.
Kirjoita otsikkoon J1 otsikko.
Kirjoita J2: een BDNQGX
J3: ssa paina Ctrl + E. Salaman täyttö toimii oikein.

Eristä lähdetiedot sisältävät sarakkeet

Salaman täyttöä voidaan käyttää useissa sarakkeissa. Alla olevassa esimerkissä haluat nimikirjaimet sarakkeesta Z, joita seuraa piste. Sitten väli ja sukunimi sarakkeesta AA. Haluat koko asian olevan asianmukainen. Jos ei olisi ihmisiä, joilla on kaksoisputkinen etunimi, olisit voinut käyttää =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Mutta tekemisissä ME Waltonin kanssa se vaikeuttaisi kaavaa dramaattisesti. Salama Täytä pelastus.

Varmista, että otsikoissa Z1, AA1 ja AB1 on otsikoita.
Kirjoita J. Doe AB2: een
Valitse solu AB3 ja paina Ctrl + E. Flash-täyttö hyppää toimintaan, mutta se ei käytä molempia alkukirjaimia riveillä 6, 10 tai 18.

Flash-täyttö voi oppia korjauksista
Valitse solu AB6 ja kirjoita uusi kuvio: ME Walton. Paina Enter. Ihmeellisesti Flash Fill etsii muita tällä kaavalla ja korjaa BB Millerin ja MJ Whitein.

Flash-täyttö voi oppia korjauksista