Kuinka Excelissä voin varmistaa, että päällekkäisiä laskunumeroita ei syötetä tiettyyn Excel-sarakkeeseen?
Excel 97: ssä voit käyttää tätä uuden tietojen vahvistusominaisuuden avulla. Esimerkissämme laskunumerot syötetään sarakkeeseen A. Näin se määritetään yhdelle solulle:
- Seuraavaksi syötettävä solu on A9. Napsauta solua A9 ja valitse valikosta Tiedot> Vahvistus.
- Valitse avattavasta Salli: -ruudusta Mukautettu
- Kirjoita tämä kaava tarkalleen miltä se näyttää:
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE)) - Napsauta Virhehälytys-välilehteä Tietojen vahvistus -valintaikkunassa.
- Varmista, että "Näytä hälytys" -ruutu on valittu.
- Tyyli: valitse Pysäytä
- Kirjoita otsikko "Ei ainutlaatuinen arvo"
- Kirjoita viesti "Sinun on annettava yksilöllinen laskunumero".
- Napsauta "OK"
Voit testata sen. Syötä uusi arvo, sano 10001 soluun A9. Ei ongelmaa. Yritä kuitenkin toistaa arvo, sano 10088 ja seuraava tulee näkyviin:
Viimeinen tehtävä on kopioida tämä vahvistus solusta A9 muihin sarakkeen A soluihin.
- Napsauta saraketta A ja valitse Muokkaa> kopioi kopioidaksesi solun.
- Valitse suuri joukko soluja sarakkeesta A. Ehkä A10: A500.
- Valitse Muokkaa, Liitä erityinen. Valitse Liitä erityinen -valintaikkunassa Vahvistus ja napsauta OK. Solusta A9 antamasi vahvistussääntö kopioidaan kaikkiin soluihin kohtaan A500.
Jos napsautat solua A12 ja valitset Tietojen vahvistus, huomaat, että Excel muutti vahvistuskaavan seuraavasti: =ISNA(VLOOKUP(A12,A$1:A11,1,FALSE))Se on kaikki mitä sinun on tiedettävä, jotta se toimisi. Niille teistä, jotka haluavat tietää enemmän, selitän englanniksi, kuinka kaava toimii.
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))
Istumme solussa A9. Käskemme Vlookup-funktiota ottamaan juuri kirjoittamasi solun arvo (A9) ja yrittämään löytää vastaavuus soluista, jotka vaihtelevat välillä A $ 1 - A8. Seuraava argumentti, 1, kertoo Vlookupille, että kun haku löytyy, kerro meille tiedot ensimmäisestä sarakkeesta. Lopuksi vlookupin False kertoo, että etsimme vain tarkkoja vastaavuuksia. Tässä on temppu 1: Jos VLOOKUP löytää osuman, se palauttaa arvon. Mutta jos se ei löydä vastaavuutta, se palauttaa erityisarvon "# N / A". Normaalisti nämä # N / A-arvot ovat huonoja asioita, mutta tässä tapauksessa haluamme # N / A. Jos saamme # N / A, tiedät, että tämä uusi merkintä on ainutlaatuinen eikä vastaa mitään sen yläpuolella. Helppo tapa testata, onko arvo # N / A, on käyttää ISNA () -funktiota. Jos jokin ISNA: n sisällä olevasta () arvosta tulee # N / A, saat TOSIN. Niin,kun he kirjoittavat uuden laskunumeron eikä sitä löydy solun yläpuolella olevasta luettelosta, vlookup palauttaa # N / A, mikä aiheuttaa ISNA: n () olevan totta.
Toinen huijauksen bitti on Vlookup-funktion toisessa argumentissa. Olin varovainen määrittäessäsi A $ 1: A8. Dollarimerkki ennen numeroa 1 kertoo Excelille, että kun kopioimme tämän vahvistuksen muihin soluihin, sen tulisi aina alkaa etsiä nykyisen sarakkeen solua. Tätä kutsutaan absoluuttiseksi osoitteeksi. Olin yhtä varovainen, ettet laittanut dollarimerkkiä A8: n 8: n eteen. Tätä kutsutaan suhteelliseksi osoitteeksi ja kerrotaan Excelille, että kun kopioimme tämän osoitteen, sen tulisi lopettaa etsiminen nykyisen solun yläpuolella olevasta solusta. Kun kopioimme vahvistus ja tarkastelemme solun A12 validointia, vlookupin toinen argumentti näyttää oikein A $ 1: A11.
Tässä ratkaisussa on kaksi ongelmaa. Ensinnäkin se ei toimi Excel 95: ssä. Toiseksi vahvistukset suoritetaan vain muuttuville soluille. Jos syötät ainutlaatuisen arvon soluun A9 ja palaat sitten ylöspäin ja muokkaat solua A6 samaksi arvoksi, jonka syötit kohtaan A9, A9: n validointilogiikkaa ei käytetä ja päädyt kaksoisarvoihin laskentataulukossasi.
Excel 95: ssä käytetty vanhanaikainen menetelmä ratkaisee molemmat ongelmat. Vanhassa menetelmässä vahvistuslogiikka olisi väliaikaisessa sarakkeessa B. Tämän määrittämiseksi syötä seuraava kaava soluun B9: =ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))Kopioi tämä kaava kohdasta B9. Liitä se soluihin B2: B500. Kun kirjoitat laskunumeroita sarakkeeseen A, sarakkeessa B näkyy TOSI, jos lasku on yksilöllinen, ja EPÄTOSI, jos se ei ole yksilöllinen.
