Olet juuri nähnyt kuinka yhdistää tietoja, mutta ihmiset kysyvät usein päinvastaisesta ongelmasta: kuinka jäsentää tiedot, jotka ovat kaikki yhdessä sarakkeessa. Oletetaan, että haluat lajitella alla olevan kuvan tiedot postinumeron mukaan:
Valitse tiedot kohdasta A2: A99 ja valitse Tiedot, Teksti sarakkeisiin. Koska jotkut kaupunkien nimet, kuten Sioux Falls, ovat kaksi sanaa, et voi rikkoa tietoja jokaisessa välilyönnissä. Sen sijaan sinun on käytettävä pilkua saadaksesi kaupunki sarakkeeseen A ja tila ja postinumero B-sarakkeeseen, joten valitse ohjatun toiminnon vaiheessa 1 erotettu ja napsauta Seuraava.
Poista ohjatun toiminnon vaiheessa 2 Sarkain-valinta ja valitse Pilkku. Valintaikkunan alaosassa oleva esikatselu näyttää miltä tietosi näyttävät. Napsauta Seuraava.
Varoitus
Loppupäivän jälkeen sen jälkeen, kun olet käyttänyt tekstiä sarakkeisiin, Excel muistaa valinnat, jotka valitsit ohjatun Muunna teksti sarakkeiksi -vaihtoehdon vaiheessa 2. Jos kopioit tietoja Muistiosta ja liität Exceliin, ne jaetaan pilkulla. Tämä on usein hullua, koska useimpina päivinä tietoja ei jäsennetä pilkulla, mutta loppupäivänä se on. Korjaa se sulkemalla ja avaamalla Excel uudelleen.
Ohjatun toiminnon vaihe 3 pyytää sinua julistamaan jokaisen sarakkeen yleiseksi, tekstiksi tai päivämääräksi. On hienoa jättää sarakkeet yleiseksi.
Kun olet jakanut valtion ja postinumeron sarakkeeseen B, valitse B2: B99 ja valitse uudelleen Tiedot, Teksti sarakkeisiin. Tällä kertaa, koska jokainen tila on kaksi merkkiä, voit käyttää kiinteää leveyttä ohjatun toiminnon vaiheessa 1. Jos haluat säilyttää etunollat postinumeroissa, valitse toinen sarake ja valitse ohjatun toiminnon vaiheessa 3 tietotyypiksi Teksti.
Kärki
Paljon tietoa toimii hyvin kiinteän leveyden kanssa, vaikka se ei näytä olevan rivissä. Seuraavassa kuvassa kolme ensimmäistä riviä ovat Calibri-kirjasimella eivätkä näytä olevan rivissä. Mutta jos vaihdat kirjasimen Courier New -asetukseksi, kuten riveillä 4: 7, näet, että sarakkeet ovat täydellisesti rivissä.
Joskus löydät tietojoukon, jossa joku käytti Alt + Enter-näppäintä tietojen asettamiseksi uudelle riville solussa. Voit erottaa jokaisen rivin uudeksi sarakkeeksi kirjoittamalla Ctrl + j ohjatun toiminnon vaiheen 2 Muut-ruutuun alla olevan kuvan mukaisesti. Miksi Ctrl + j? 1980-luvulla IBM julisti Ctrl + j: n rivinsyötöksi. Ctrl + j voidaan kirjoittaa myös Etsi ja korvaa -valintaikkunaan.
Teksti sarakkeisiin käsittelee helposti kolme erityistilannetta:
- VVVVKKPP-muodossa olevat päivämäärät voidaan muuttaa todellisiksi päivämääriksi. Napsauta ohjatun toiminnon vaiheessa 3 sarakkeen otsikkoa valintaikkunassa, valitse Päivämäärä ja valitse avattavasta valikosta YMD.
- Jos sinulla on negatiivisia lukuja, joissa miinusmerkki näkyy numeron jälkeen, siirry ohjatun toiminnon vaiheeseen 3, napsauta Lisäasetukset-painiketta ja valitse Negatiivisten numeroiden perämiinus.
- Sisällysluettelosta kopioiduilla tiedoilla on usein pistejohtajia, jotka ulottuvat tekstistä sivunumeroon alla esitetyllä tavalla. Valitse ohjatun toiminnon vaiheessa 2 Muu, kirjoita piste ja valitse sitten valintaruutu Käsittele peräkkäisiä erottimia yhtenä.
