Huomautus
Katie Sullivan on projektipäällikkö Microsoft Word -tiimissä. Tämän vinkin takia käännän palkintokorokkeen Katielle.
Vaikka Excel-fanit joskus kiusoittavat, että Word ja PowerPoint ovat ilmaisia sovelluksia, jotka tulevat Excelin mukana, joskus Microsoft Word tarjoaa ominaisuuden, jota Excel ei tarjoa. Tällöin on järkevää kopioida tiedot Excelistä, liittää Wordiin, suorittaa komento ja sitten kopioida takaisin Exceliin. Tässä on joitain esimerkkejä tekniikoista, joita käsitellään paremmin Wordissa kuin Excelissä.
Tekniikka 1: Muunna ylemmäksi, alemmaksi, oikeaksi
Jos joudut muuntamaan isoista kirjaimista pieniin tai pieniin kirjaimiin, Wordissa on pikanäppäin. Kopioi tiedot Wordiin ja vaihda kirjainkokoa painamalla Vaihto + F3.
Tekniikka 2: Lisää luettelomerkkejä
Jos haluat lisätä luettelomerkkejä Excel-soluihin, se on paljon helpompaa Wordissa kuin Excelissä. Kopioi solut Wordiin ja käytä luettelomerkkiä. Kopioi Wordista ja liitä takaisin Exceliin. Saatat joutua käyttämään Pienennä sisennystä -kuvaketta muutaman kerran.
Kärki
Jos sinulla on solualue, joka sisältää tekstiä, valitse alue ja avaa Muotoile solut painamalla Ctrl + 1. Valitse sitten Numero-välilehdessä vasemmalla olevasta luettelosta Mukautettu. Napsauta Tyyppi-ruutua ja tyhjennä kaikki mitä siellä on. Pidä alt = "" -näppäintä painettuna ja paina samalla numeronäppäimistön 7-näppäintä. Luodin pitäisi ilmestyä. Kirjoita välilyönti ja sitten @.
Tekniikka 3: Visualisoi ja väritä kaavat
Jos sinulla on erittäin pitkä kaava, sanokaa yksi, jossa on 10 sisäkkäistä IF-käskyä, voit liittää Wordiin ja käyttää värejä ja Shift + Enter välilyöntiä kaavan helpottamiseksi sen ymmärtämistä. (Yksi kiistely Excel-tiimiltä: Voit laajentaa kaavapalkkia ja jakaa kaavan useisiin riveihin Alt + Enter-näppäimillä. Tai voit käyttää Jan Karel Pietersen hienoa RefTreeAnalyser-lisäosaa.
Tekniikka 4: Nopeampi SmartArt
Word tarjoaa Muunna teksti SmartArt -vaihtoehdon. Vaikka Excel tarjoaa myös SmartArtia, se ei ole kovin kätevä siellä, koska sinun on kopioitava merkinnät yksi kerrallaan SmartArt-ruutuun.
Tekniikka 5: Pura tiedot PDF-tiedostosta
Oletetaan, että jollakin on Excel-työkirja ja se tallentaa työkirjan PDF-tiedostona. He lähettävät sen sinulle. Tämä on ärsyttävää, ja selvästi he eivät halua sinun käyttävän tietoja uudelleen. Jos avaat PDF-tiedoston Acrobat Readerissa, kopioit tiedot ja liität sen Exceliin, se avautuu yhdeksi sarakkeeksi. Mutta tässä on salaisuus: Liitä nämä tiedot ensin Wordiin. Rivit ja sarakkeet liitetään oikein. Voit sitten kopioida Wordista ja liittää sen takaisin Exceliin. (Jos olet jumissa ennen vuotta 2013 valmistuneessa Office-versiossa, suosittelen Able2Extractia.)
Alkuperäiset tiedot näkyvät alla vasemmalla, ja näet oikealla ja miltä se näyttää, kun liität suoraan PDF: stä Exceliin. Voit nähdä, että data "purkautuu", kun B1: C1 siirtyy A2: A3: een ja niin edelleen.
Liitä samat tiedot Wordiin.
Kopioi Wordista ja liitä Exceliin.
Tiedot pysyvät alkuperäisessä järjestyksessä. Voit poistaa Word Wrap -sovelluksen käytöstä ja säätää sarakkeiden leveyksiä palataksesi alkuperäisiin tietoihin.
Tekniikka 6: Muuta sanojen muotoilua Excelissä
Jos sinulla on lauseita tekstiä Excelissä, on mahdollista valita yksi sana muokkaustilassa ja muuttaa sanan väriä. Mutta maailmanlaajuisesti sanan kaikkien esiintymien värin muuttaminen Excelissä on työlästä. Liitä sen sijaan tiedot Wordiin ja paina Ctrl + H. Vaihda koira koiraksi. Napsauta Lisää >> ja valitse sitten Muotoile, Fontti. Valitse Punainen. Napsauta Korvaa kaikki.
Kopioi Wordista ja liitä takaisin Exceliin. Alla olevassa kuvassa näkyy, mihin päädyt.
Tekniikka 7: Vaihda säilyttäen merkkien muotoilu
Word käsittelee myös samanlaisen ongelman: korvaa tekstin, mutta jättää tekstin muotoilun sellaisenaan. Alla on kysely parhaasta lemmikistä. Joku on korostanut tiettyjä sanoja tekstissä.
Käytä Ctrl + H tehdäksesi Etsi ja korvaa, kuten vasemmalla näkyy. Kun käytät Korvaa kaikki -toimintoa, jos virkettä muutettiin, solun sisäiset muodot menetetään. Alla olevassa kuvassa yliviiva on edelleen ensimmäisellä rivillä, koska kyseisellä rivillä ei esiintynyt sanaa pentu, joten sitä ei muutettu.
Jos haluat säilyttää muotoilun alkuperäisessä tekstissä, kopioi se Wordiin. Tee korvaaminen Wordissa. Kopioi Wordista ja liitä takaisin Exceliin.
Kiitos Katie Sullivanille (Word-tiimin projektipäällikkö!) Vihjeestä. Katie suosii selvästi koiria kissoille. Kiitos Glenna Shaw ja Oz du Soleil ideoiden toimittamisesta tähän vihjeeseen.
